La gestion de paie est un élément incontournable pour toute entreprise. Plus la société va embaucher de salariés, plus cette part va avoir une incidence directe sur sa performance financière. Optimiser la gestion de paie devient alors incontournable.
Au-delà des économies réalisées, améliorer la gestion de la paie d’une entreprise la protège également contre les risques de redressement suite aux contrôles réalisés par l’URSSAF. L’optimisation de la gestion de paie permet également de diminuer les risques de plainte aux prud’hommes et la perte d’argent associée.
Audit de paie : analyser avant d’optimiser la gestion de paie
Optimiser la gestion de paie passe par une analyse détaillée du processus. Pour cela, il est recommandé de réaliser un audit de paie. Celui-ci vous renseignera sur les points forts et les points faibles de votre gestion de paie.
Externaliser l’audit de paie dans un cabinet indépendant
Vous pouvez décider de réaliser vous-même l’audit de paie de votre
entreprise ou de faire appel à un cabinet indépendant. L’externalisation de l’audit de paie est souvent conseillée pour obtenir une analyse de la gestion de paie plus objective. Cette prise de recul est essentielle pour ensuite optimiser la gestion de paie efficacement.
Les bulletins de salaire sont alors étudiés au regard du droit du travail
et des taux de cotisation imposées. Le logiciel de paie utilisé par les
ressources humaines ou le service paie est également observé pour analyser le gain possible en termes de gestion du temps et d’argent. Le cabinet indépendant effectuant l’audit de paie peut alors vous conseiller sur la gestion administrative et la gestion du personnel. Il est aussi compétent pour vous apporter des préconisations concernant l’application du droit social.
Déroulement et objectifs d’un audit de paie
L’audit de paie se déroule en plusieurs temps.
- Cadrage du projet : recueil des informations (bulletins de paie,
conventions collectives, contrats de travail, déclarations sociales, etc.) et définition des objectifs de l’audit de paie. - Analyse des données : étude détaillée des pratiques au travers des bulletins de paie (éléments de rémunération, congés payés, cotisations sociales, etc.). Les documents et outils utilisés pour la gestion de paie sont analysés. Ils peuvent, par exemple, révéler des inégalités de rémunération entre les hommes et les femmes.
- Bilan et plan d’action : diagnostic des anomalies établi assorti d’un rapport de mission. Des pistes d’optimisation sont alors proposées avec une présentation des bonnes pratiques dans la gestion de paie.
Axes pour optimiser la gestion de paie
Une fois l’audit de paie réalisé, des axes d’ optimisation de la gestion de paie sont alors envisageables. Certains axes d’amélioration ressortent fréquemment dans la rédaction des bilans.
Optimisation du calcul des charges sociales inclues dans la fiche de paie
Certains avantages accordés aux salariés ont une incidence directe sur les cotisations sociales versées par l’entreprise. Les avantages en nature en font partie. L’évaluation correcte des charges sociales évite de possibles redressements URSSAF ou des ajustements réclamés par les organismes sociaux.
Ces charges sociales viennent s’ajouter aux différents éléments constituant un bulletin de paie (salaire, congés payés, etc.). Plus ces coûts associés seront maitrisés, plus l’entreprise pourra investir l’argent économisé dans la croissance de son activité.
Amélioration de la fonction Paie au sein de l’entreprise
Réduire les dépenses de la fonction de paie au sein d’une entreprise est un levier d’optimisation à actionner. L’externalisation ou la centralisation des services de paie doit être étudiée pour parvenir à maitriser les coûts inhérents à ce pan d’activité obligatoire. La gestion de paie s’inscrit donc dans la stratégie de performance financière de l’entreprise. L’externalisation de la paie offre plus de temps au chef d’entreprise et à son service de paie et administration pour remplir sa première mission : faire grandir son entreprise grâce à son expertise.
Pour optimiser votre gestion de paie et vous assurer un respect de la réglementation fiscale française, contactez-nous.
