Qualifier une dépense de frais professionnels. Comment faire?

Des sommes peuvent être dépensées par un salarié dans l’exercice de sa profession, il s’agit de frais professionnels. C’est le salarié qui avance ces sommes, l’entreprise le lui rembourse avec présentation de justificatif. Attention, le salarié ne percevra seulement le remboursement de ce qu’il a effectivement engagé comme frais. Ainsi, Il est très important pour le chef d’entreprise de conserver précieusement les justificatifs remis par le salariés ( tels que des factures). Il est tout à fait possible que l’administration s’adresse à l’employeur afin de demander la fourniture de ces justificatifs.

Quels peuvent-être les différents frais professionnels ? 

Cela peut-être, pour les plus fréquemment utilisés :

  • Des frais de nourritures. Ces frais sont engagés par le salarié pour s’alimenter à l’heure habituelle du déjeuner si ce dernier est en déplacement pour l’exercice de ses fonctions ou se trouve sur un chantier hors locaux de l’entreprise. Le texte applicable en la matière est l’article 3 de m’arrêté du 20 décembre 2002.
  • Des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail, les textes applicables sont alors les articles L.3261-1 à L.3261-5 du Code du Travail.
  • Des frais pour de grands déplacements (pouvant entrainer notamment des frais de nourriture et de logement régis par l’article 5 de l’arrêté du 20 décembre 2002).

Attention, cette liste n’est pas exhaustive. Il existe d’autres frais qui peuvent être qualifiés de frais professionnels. De plus, au sein des catégories limitativement énumérées plus haut, il peut exister des spécificités. L’illustre le cas particulier de l’utilisation des transports publics.

Les différentes formes de dédommagement

Cela peut être le remboursement (le texte de référence étant l’article 2 de l’arrêté du 20 décembre 2002) mais aussi par le versement d’allocations forfaitaires ou encore en appliquant une déduction forfaitaire sur un salaire qui est soumis à cotisations. Cette dernière possibilité n’est ouverte que pour certaines professions prévues à l’article 5 de l’annexe IV du Code Général des Impôts.

Les avantages des frais professionnels 

Le remboursement des frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations sociales. De plus, les frais professionnels sont déductibles des impôts sur le revenu. Il ne faut toutefois pas en abuser. L’utilisation de frais professionnels est intéressante fiscalement pour l’employeur mais son utilisation frauduleuse est strictement interdite par la loi ( pour le salarié, par exemple,  la production de fausses notes de frais peut entrainer le licenciement pour faute grave, la restitution des sommes mais également une condamnation pénale pour escroquerie).

Le remboursement de ces frais est une obligation pour l’employeur. Une clause contractuelle qui prévoit que les frais professionnels sont à la charge du salarié est réputée non-écrite selon un arrêt de la Chambre Sociale de la Cour de Cassation le 27 mars 2019). En cas de refus de l’employeur de payer ces frais, le salarié peut intenter une action en paiement dans un délai de 2 ans (arrêt de la Chambre Sociale de la Cour de Cassation du 20 novembre 2019).

Les cas particuliers 

Il existe par ailleurs des dispositions particulières concernant les stagiaires, les salariés qui ont plusieurs employeurs ou encore les salariés qui sont susceptibles d’exercer leur activité professionnelle dans plusieurs lieux de travail différents.  En raison de la complexité que peut représenter la qualification d’une dépense en frais professionnels et des risques en cas d’utilisation frauduleuse de ces derniers, Paye Pro CBF vous accompagne pour vos démarches administratives et vous conseiller en droit du travail.

Entrepreneur ou dirigeant d’entreprise ? Que vous soyez du département 91 (Essonne) en région parisienne ou partout ailleurs en France, vous pouvez prendre rendez-vous avec Paye Pro CBF si vous avez besoin d’un conseil pour toute question d’ordre juridique. 

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